Administrativ assistent till Avdelningen Reception och Internservice

Järfälla kommun i nordvästra Stockholm är en av de snabbast växande kommunerna i Sverige. Kommunstyrelse­förvaltningen i Järfälla kommun ansvarar för kommunens samlade utveckling, ekonomiska ställning, samhällsbyggnad, övergripande kommunikationsarbete, personalstrategi med mera. 

Inom förvaltningen finns det en central reception och internserviceavdelning med ansvar för drygt 800 arbetsplatser i tre fristående byggnader samt tre receptioner som servar medborgare och kommunens egen organisation. 

Avdelningen består av 12 medarbetare varav 4 receptionspersonal, två vaktmästare, en gruppledare och 4 övrig servicepersonal samt en avdelningschef.

ARBETSUPPGIFTER
Som del av vår avdelning ansvarar du bl.a. för daglig rondering i lokalerna och säkerställande av att möteslokalernas AV-utrustningen fungerar tillfredsställande samt konferenslokalerna ser rena och presentabla ut. Du ansvarar för den vanliga och digitala posthantering, beställning av IT-utrustning m.m samt hanteringen av inloggningskort till kommunens datorer och inpassering till lokalerna för anställda. I arbetsuppgifterna ingår även att säkerställa att kopieringsmaskiner, kaffemaskiner och vattenmaskinerna fungerar tillfredsställande och vid behov beställa och följa upp leveranser m.m. Vidare är du en del av den arbetsgrupp som genomför brandskyddsronden samt den fysiska skyddsronden i de lokaler som avdelningen ansvarar för. 

Du ansvarar vidare för att genomföra olika former av inköp såsom fikabeställningar (ingår även i vissa fall att förbereda kaffe/te m.m. till olika evenemang), inköp av städmaterial, kontorsmaterial m.m. Som administrativ assistent arbetar du nära och tillsammans med vaktmästare och receptionspersonalen och stödjer deras arbete vid behov. Eftersom uppdraget är behovsstyrt förväntas du kunna anpassa dig snabbt till förändrade omständigheter och ha förmågan att ändra synsätt och förhållningssätt. 

I rollen ingår även att vid behov bemannade olika receptionerna inom avdelningens ansvarsområde.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har någon form av eftergymnasial utbildning utifrån rollens komplexitet. Det är viktigt att du är serviceinriktad och har förmågan att hantera flera frågor/uppdrag samtidigt, arbetar strukturerat och är ordningsam. Du ska ha svensk B-körkort.

Du är noggrann och gillar att arbeta både operativt och administrativt. Uppdraget sträcker sig delvis över de olika administrativa husen och kräver att du är rörlig och kan snabbt ta dig till de olika arbetsplatserna. Det är meriterande om du har arbetat med liknande arbetsuppgifter och har erfarenhet att arbeta i reception inom socialförvaltningen eller statlig myndighet. 

Som person är du lugn, positiv och klarar periodvis av att arbeta i högt tempo. Du kommer att ha stora kontaktytor mot olika verksamheter och det ställer krav på att du kan uttrycka dig väl i tal och skrift samt är serviceorienterad. Du är också uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har viljan och förmågan att hjälpa andra att hitta lösningar. Vi lägger även stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Tjänsten förutsätter godkänd bakgrundskontroll. Vi kommer att genomföra intervjuer även under annonseringsperioden.

ÖVRIGT
Järfälla har norra Stockholms mest spännande geografiska läge och växer snabbt. Vi erbjuder en arbetsplats med stor variation och goda utvecklingsmöjligheter. Läs mer om hur det är att jobba hos oss på www.jarfalla.se/jobbaijarfalla

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.