Chefssekreterare till IT-förvaltning

IT-förvaltningen är Region Gävleborgs centrala, gemensamma organisation för att leverera IT och digitala tjänster. Uppdraget är att skapa, anskaffa och upprätthålla IT-system och digitala lösningar för Region Gävleborgs alla verksamheter och att stödja i digital omställning. IT förvaltningen omfattar idag dessa områden: Infrastruktur, Verksamhetsutveckling, System samt Program och projekt. IT-förvaltningen driver utveckling, drift, förvaltning och support av alla IT-tjänster till Region Gävleborgs samtliga verksamheter. Uppdraget är komplext då IT ska stödja och förenkla en omfattande och mångfacetterad verksamhet inom hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, kultur, regional utveckling med mera. IT-förvaltningen sysselsätter cirka 160 medarbetare.

IT-verksamheten i Region Gävleborg är inne i en tydlig utvecklingsfas där det finns mycket stora behov av ökad digitalisering och tillgänglighet parallellt med höga krav på säkerhet och stabilitet i alla leveranser. Detta förutsätter en IT-verksamhet som arbetar både effektivt i vardagen och långsiktigt proaktivt utifrån medborgarnas behov och förväntningar.

Vill du ha en central roll där du bidrar till struktur, samordning och välfungerande administrativa processer? Då kan tjänsten som chefssekreterare inom IT-förvaltningen vara något för dig.

1 plats(er).

ARBETSUPPGIFTER
I rollen som chefssekreterare kommer du att fungera som ett kvalificerat administrativt stöd för IT-direktören och förvaltningens ledningsgrupp. Arbetsuppgifterna är varierande och omväxlande. Du kommer vara behjälplig i förvaltningens administrativa frågor såsom personal-, ekonomi- och utvecklingsfrågor, samt i framtagande av underlag för analys och beslut. Vidare bistår du i enklare utredningar och kvalitetsgranskningar. Du hanterar även inkommande mejl och telefonsamtal. En viktig del av rollen är att du får möjlighet att ha ett nära samarbete med andra chefssekreterare inom förvaltningen, vilket ger ett värdefullt stöd och en gemenskap med kollegor som har liknande uppdrag och arbetsuppgifter. Tillsammans skapar ni en välfungerande administrativ struktur som bidrar till en effektiv och professionell ledningsfunktion.

Som chefssekreterare hos oss kommer du bland annat att arbeta med
• administrativt stöd till direktör inklusive kalenderhantering, mail och mötesbokningar
• förberedelse och uppföljning av ledningsmöten, inklusive protokollföring och dokumentation
• hantering av ärenden och beslutsunderlag i ärendehanteringssystem
• samordning av interna och externa kontakter
• administrativt stöd i löpande verksamhet
• bidra till struktur och ordning i administrativa processer.

Hos oss får du
• möjlighet att arbeta nära ledningen och få insyn i strategiskt arbete inom IT-förvaltningen
• en roll med stor variation och möjlighet att påverka arbetssätt och rutiner
• en arbetsplats som satsar på utveckling, digitalisering och förbättrade processer
• en stabil arbetsgivare med ett samhällsviktigt uppdrag
• ett flexibelt arbete med möjlighet att kombinera arbete på plats med distansarbete.

Som arbetsgivare är vi mån om dig som arbetstagare och vi arbetar därför aktivt med riktade friskvårdsinsatser för att främja en hälsosam livsstil. Läs mer om våra olika förmåner på Region Gävleborgs hemsida!
https://www.regiongavleborg.se/jobb-och-utbildning/jobba-i-region-gavleborg/dina-formaner/

KVALIFIKATIONER
Som chefssekreterare spelar du en central roll i att skapa struktur i en komplex och dynamisk miljö. Du har god förmåga att samarbeta med andra, kommunicerar tydligt och bygger öppna och tillitsfulla arbetsrelationer. Vidare har du ett serviceinriktat förhållningssätt där du är lyhörd för verksamhetens behov. Vi ser även att du kan agera proaktivt och vidtar åtgärder där du ser att det krävs på eget initiativ. Du drivs av förbättringar och har ett intresse för digital utveckling med stöd av olika verktyg och vill effektivisera och förenkla administrativa uppgifter.

I rollen som chefssekreterare ska du ha:
• gymnasieexamen
• erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd till chef eller ledning
• god datorvana i Officepaketet såsom Word, Excel, Powerpoint, Teams och Sharepoint
• mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift

Vi ser gärna att du har administrativ vana av att arbeta i administrativa system som exempelvis Agresso, Stratsys, Platina, Cyklop och Personec, samt god förståelse för kraven på arbete i en politiskt styrd organisation.

Provanställning kan komma att tillämpas.

Som en del i vårt arbete för en mer rättvis rekrytering använder vi en digital intervju i ett tidigt skede, med stöd av verktyget Hubert.
Om du uppfyller kraven får du möjlighet att svara på några frågor kopplade till tjänsten. Det tar cirka 15-20 minuter och kan göras när det passar dig.
Syftet är att ge fler kandidater möjlighet att visa sin erfarenhet och sitt arbetssätt på ett likvärdigt sätt. Dina svar är ett av flera underlag i urvalet, och de kandidater som går vidare träffar oss sedan för en personlig intervju.
Urvalet görs alltid av rekryterande chef tillsammans med HR.

Vi ber dig därför att inte skicka in något personligt brev, då dina svar i den digitala intervjun ersätter detta och hjälper oss att bedöma alla kandidater på ett mer rättvist och strukturerat sätt.

Anställningsform: Tillsvidareanställning.
Varaktighet: Tillsvidare, tillträde: Enligt överenskommelse.

Med 7 500 medarbetare är vi länets största arbetsgivare. Det ger oss styrka att driva utvecklingen framåt för ett livskraftigt Gävleborg. Vårt uppdrag är spännande och komplext. Oavsett vilken roll du har hos oss hjälper du invånarna i länet och gör nytta i samhället. Vi ligger i framkant i samhällsutvecklingen och satsar på att du som medarbetare ska få växa och utvecklas. Hos oss får du använda hela din kraft för att tillsammans med dina kollegor skapa framtidens Gävleborg.

Information till rekryteringskonsulter och annonssäljare:
Vi har redan beslutat var vi vill synas med våra platsannonser samt vilket stöd vi vill ha i rekryteringen. Vi kommer inte att köpa annonsplats eller tjänster för pågående rekrytering och ber er därför att inte kontakta oss med sådana erbjudanden.