Personaladministratör till Kulturförvaltningen

Kulturförvaltningen verkar för ett brett konst- och kulturliv för alla att delta i. Vi arbetar för en hållbar och öppen stad som sätter kulturen och konsten i centrum.

Kulturförvaltningen har cirka 800 anställda som huvudsakligen verkar inom bibliotek, kulturhus, museer och övriga kulturverksamheter.

Personalenheten är en del av HR-avdelningen och ger stöd till chefer och medarbetare i hela Kulturförvaltningen. Hos oss arbetar HR-specialist, HR-koordinatorer och personaladministratörer tillsammans för att skapa en trygg och välfungerande löne- och personaladministration. Vi arbetar utifrån tre gemensamma mål: rätt lön i rätt tid, det ska vara lätt att göra rätt och vi ger service som skapar trygghet och förtroende. Hos oss blir du en del av en enhet där vi samarbetar, delar kunskap och hjälps åt i det dagliga arbetet.

Vår arbetsplats ligger på Östra Hamngatan i centrala Göteborg. Vi arbetar i aktivitetsbaserade lokaler och erbjuder möjlighet till visst distansarbete utifrån verksamhetens behov och arbetsuppgifterna. Då en av våra medarbetare går på studieledighet söker vi nu en vikarie under ett år som vill komma in och bli en del av vårt team under den perioden.

Arbetsuppgifter

Som personaladministratör hos oss arbetar du med löpande löne- och personaladministration. Du har en viktig roll i att säkerställa att uppgifter som påverkar löneutbetalningar hanteras korrekt och i rätt tid. Lika viktigt är att du har ett starkt servicefokus och ser värdet av att ge ett professionellt och tillgängligt stöd till chefer och medarbetare. Genom tydlig kommunikation bidrar du till att göra rätt och att skapa trygghet och förtroende i kontakten med personalenheten. Arbetet innebär återkommande administrativa uppgifter, kontroller och avstämningar enligt processen och fastställda rutiner.

I rollen ingår bland annat att ta fram och hantera anställningsavtal, administrera frånvaro, avslut av anställningar, registrera och kontrollera uppgifter som påverkar löneutbetalningar, arkivering m.m. Du ger också introduktion och stöd till chefer och medarbetare i personalsystemet Personec. Utöver detta ingår gemensamma administrativa uppgifter kopplade till vårt aktivitetsbaserade kontor, exempelvis hantering av kontorstelefon.

Du arbetar nära dina kollegor inom personalenheten och samarbetar med andra stödfunktioner. Tillsammans bidrar ni till att utveckla gemensamma rutiner och arbetssätt som gör det enklare för chefer och medarbetare att göra rätt. Då arbetet innehåller återkommande administrativa uppgifter och deadlines, är det viktigt med struktur och noggrannhet för att vi ska nå våra gemensamma mål.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Eftergymnasial utbildning inom personalvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Erfarenhet av löne- och personaladministrativt arbete, där du har hanterat uppgifter som påverkar löneutbetalningar.
• Erfarenhet av att arbeta i personal- eller lönesystem.
• Erfarenhet av arbete med chefs- och medarbetarstöd.
• Grundläggande kunskaper inom arbetsrätt och förståelse för hur lagar och avtal påverkar det personaladministrativa arbetet.
• God systemvana och goda kunskaper i Officepaketet.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av Personec.

Vem trivs i rollen?

För att trivas behöver du uppskatta administrativa arbetsuppgifter och motiveras av att arbeta strukturerat, du planerar och organiserar ditt arbete och ser till att uppgifter blir utförda inom givna tidsramar. Du är noggrann, uppmärksammar avvikelser och kontrollerar att uppgifter blir korrekta. Du är lyhörd för andras behov, ger ett professionellt bemötande och hjälper andra utifrån gällande rutiner. Du samarbetar väl med andra, delar med dig av kunskap och bidrar till att nå gemensamma mål samt är öppen för förändringar när rutiner och arbetssätt utvecklas över tid.

Övrigt

Göteborgs Stad arbetar aktivt för att främja lika rättigheter och möjligheter samt för att motverka diskriminering. Vi värnar om våra medarbetares hälsa och erbjuder bland annat friskvårdsbidrag, rabatterade träningskort och cykelförmån. Vi har rökfri arbetstid.

Vi rekryterar utifrån en kompetensbaserad rekryteringsprocess för att säkerställa en rättvis och jämlik rekrytering. I denna rekrytering använder vi inte personligt brev. Du kommer i stället att besvara frågor kopplade till tjänstens krav och kompetenser för att säkerställa en rättvis, normmedveten och träffsäker process. 

Intervjuerna är planerade till vecka 47 och 48. Till din intervju behöver du ta med giltig identitetshandling (pass/nationellt ID) och vid behov bevis på uppehållstillstånd. Detta för att vi som arbetsgivare behöver säkerställa din identitet samt din rätt att arbeta i Sverige. 

Till dig som företräder bemannings- och rekryteringsföretag: Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och undanber oss därför ytterligare erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.