Projektkoordinator till ledande apotekskedja

Är du en handlingskraftig och strukturerad projektkoordinator med massor av energi och skinn på näsan? För vår kunds räkning, en av Sveriges ledande apotekskedjor, söker vi nu en operativ koordinator till ett spännande och tidskritiskt utrullningsprojekt inom IT och telefoni. I den här rollen blir du den självklara spindeln i nätet som driver logistik, datahantering och kommunikation framåt mot uppsatta milstolpar. Sök uppdraget redan idag då urval sker löpande och start är omgående!

Om tjänsten

Vår kund är en av Sveriges största apotekskedjor och de befinner sig i en intensiv förändringsresa där man moderniserar sin IT-infrastruktur. Just nu pågår ett affärskritiskt projekt med målet att ersätta äldre system och separata leverantörsavtal med en modern och enhetlig telefonilösning.

I rollen som projektkoordinator tillhör du IT-avdelningen och rapporterar direkt till Head of IT Support. Du blir en central länk i projektorganisationen och samarbetar dagligen med interna nyckelpersoner såsom Servicedesk Teamlead och Problem Manager, samtidigt som du koordinerar externa utbildare och tekniska specialister från telefonileverantören. Ditt fokus ligger på administrativ framdrift, datahantering och logistik snarare än djup teknisk implementation. Du ansvarar bland annat för att kartlägga cirka 5 000 telefonnummer, samordna utskicket av uppemot 800 nya mobiltelefoner samt ta fram pedagogisk information till apotekspersonalen. När den skarpa driftsättningsfasen inleds bemannar du projektets samordningscentral i Teams, där du fångar upp och prioriterar incidenter, slussar ärenden och guidar alla inblandade parter genom en smidig övergång.

Arbetsuppgifter

• Kartlägga och strukturera cirka 5 000 telefonnummer samt sammanställa beställningsfiler till leverantören.
• Samordna logistik och leverans av 700–800 MDM-konfigurerade mobiltelefoner till rätt apotek.
• Detaljplanera utrullningen, analysera risker och hantera tekniska speciallösningar som fax och larm.
• Utforma pedagogiska guider, instruktioner och kommunikationsmaterial till apotekspersonalen.
• Sammanställa FAQ och stöddokumentation för både apotek och servicedesk baserat på piloten.
• Etablera och leda ett centralt 'War Room' i Teams under det intensiva utrullningsfönstret.
• Agera nav vid Go-Live genom att prioritera och slussa incidenter och frågor till rätt instans.

Vi söker dig som har

• Tidigare erfarenhet från en koordinerande eller administrativ roll där du drivit praktiska uppgifter framåt med god struktur.
• God digital och administrativ vana, med god kännedom om Excel och samarbetsverktyg såsom Teams.
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift, med förmåga att formulera tydliga, pedagogiska och enkla instruktioner.
• Möjlighet att start omgående och kan arbeta heltid på plats på kontoret i Stockholm fram till slutet av februari.

Det är meriterande om du har

• Erfarenhet av arbete hos eller med telefonoperatörer.
• Erfarenhet av liknande utrullnings- eller migreringsprojekt.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Handlingskraftig och orädd
• Strukturerad och noggrann
• Kommunikativ och utåtriktad med mycket energi
• Lösningsorienterad och flexibel

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.