receptionist

Arbetsuppgifter – Receptionist / Klinikadministratör

Som receptionist och klinikadministratör på 85 Kliniken ansvarar du för att den dagliga administrationen fungerar smidigt och att personalen har det material och det stöd som behövs för att verksamheten ska fungera effektivt.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Reception och kommunikation: Ta emot och hantera inkommande mejl, telefonsamtal och förfrågningar samt säkerställa att de besvaras professionellt och i rätt tid.
• Materialhantering: Hålla koll på klinikens förbrukningsmaterial, kontrollera lagernivåer och säkerställa att nödvändigt material finns tillgängligt.
• Beställningar: Ansvara för beställning av material och kontorsprodukter samt ha kontakt med leverantörer.
• Leveranser: Ta emot och kontrollera leveranser, följa upp beställningar och hantera eventuella förseningar eller felaktiga leveranser.
• Lager och inventering: Organisera lagret, uppdatera lagerlistor och genomföra regelbundna inventeringar.
• Personalschema: Administrera och uppdatera personalens scheman, samordna arbetstider och hjälpa till med den dagliga bemanningsplaneringen.
• Resebokningar: Boka hotell, flygbiljetter, tågresor och annan nödvändig logistik för personal i samband med utbildningar, möten och tjänsteresor.
• Administrativ support: Hjälpa ledningen och övriga medarbetare med administrativa uppgifter, dokumentation och praktisk samordning.
• Leverantörskontakter: Kommunicera med leverantörer och följa upp priser, beställningar, leveranstider och fakturaunderlag.
• Ordning och struktur: Säkerställa att reception, förråd och gemensamma utrymmen är välorganiserade och att administrativa rutiner följs.
• Kalender och planering: Hjälpa till med bokningar, mötesplanering och samordning av klinikens aktiviteter.
• Rutiner och uppföljning: Bidra till att förbättra administrativa processer och rapportera materialbrist, avvikelser eller andra problem till ansvarig chef.

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

• Har erfarenhet av reception, administration eller liknande servicearbete.
• Är strukturerad, noggrann och bra på att planera och prioritera.
• Har god datorvana och erfarenhet av e-post, kalender- och administrativa system.
• Har god kommunikativ förmåga i svenska och gärna engelska.
• Är serviceinriktad och trivs med att hjälpa både kollegor, kunder och leverantörer.
• Kan arbeta självständigt och ta ansvar för att uppgifter blir genomförda i tid.

Personliga egenskaper:

Du är organiserad, lösningsorienterad och ansvarstagande. Du har lätt för att hålla koll på flera uppgifter samtidigt och förstår vikten av att material, leveranser, scheman och bokningar fungerar som planerat.

Du tar egna initiativ, jobba självständigt , följer upp sådant som inte är klart och bidrar till en välfungerande och professionell klinik.